Fungsi pengawasan dalam manajemen adalah upaya sistematis dalam menetapkan standar kinerja dan berbagai tujuan yang direncanakan, mendesain sistem informasi umpan balik, membandingkan antara kinerja yang dicapai dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan apakah terdapat penyimpangan dan tingkat signifikansi dari setiap penyimpangan tersebut, dan mengambil tidakan yang diperlukan untuk memastikan bahwa seluruh sumber daya perusahaan digunakan secara efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan perusahaan (Sule dan Seafullah, 2008:318). Untuk lebih mempermudah melakukan pengawasan diperlukan cara-cara atau teknik-teknik dalam melakukannya.
Ada beberapa teknik pengawasan yang diekmukakan oleh para ahli, misalnya menurut Devung (1988:126) metode pengawasan dibagi dalam dua kategori utama, yaitu: metode pengawasan non kuantitatif, dan metode pengawasan kuantitatif, masing-masing dengan beberapa variasi tekniknya. Menurut Manullang (1992:178) membaginya dalam empat cara pengumpulan fakta yaitu: peninjauan pribadi, interview atau lisan, laporan tertulis, serta laporan dan pengawasan kepada hal-hal yang bersifat istimewa. Sedangkan Siagian (2008:115) membagi dalam dua macam teknik, yaitu: pengawasan langsung dan pengawasan tidak langsung. Berikut penjelasan untuk teknik-teknik tersebut.
A. Metode Pengawasan Non Kuantitatif
Metode pengawasan non kuantitatif bersifat umum terhadap kegiatan dan keadaan organisasi dan lebih banyak menyangkut cara kerja karyawan. Beberapa teknik yang biasa digunakan menurut Leon C. Mengginson, cs. dalam Devung (1988:126) adalah:
1. Observasi
2. Pengawasan berkala
3. Laporan lisan dan tertulis
4. Penilaian kegiatan
5. Diskusi antara manajer dan karyawan.
B. Metode Pengawasan Kuantitatif
Metode pengawasan kuantitatif bersifat lebih spesifik, dengan menggunakan tinjauan data kuantitatif untuk mengukur dan mengadakan penyesuaian seperlunya atas jumlah maupun kualitas barang atau jasa yang dihasilkan atau ditawarkan kepada konsumen. Beberapa teknik yang digunakan menurut Leon C. Manggison dalam, cs. dalam Devung (1988:127) adalah:
1. Pengawasan Anggaran.
Anggaran dalam konteks ini adalah anggaran pendapatan dan belanja. Pengawasan anggaran merupakan teknik memanfaatkan angka-angka yang terdapat di dalam anggaran pendapatan dan belanja, untuk tujuan pengawasan dengan membandingkan apa yang telah dicapai dalam masing-masing kategori mata anggaran selama waktu tertentu dengan angka yang sudah direncanakan dalam anggaran belanja. Teknik pengawasan anggaran belanja ini memungkinkan administrator dan manajer bisa mengadakan pengecekan yang berkesinambungan dan memecahkan masalah yang ada secara dini.
2. Pemeriksaan Efektivitas Manajemen.
Pemeriksaan efektivitas manajemen hakekatnya adalah mempelajari keadaan organisasi serta administrasi dan manajemennya dengan melihat ke masa depan. Dan bisa membantu pemimpin melihat apakah kebijakan segala prosedur yang telah ditetapkan , dijalankan sesuai dengan tujuan organisasi secara menyeluruh.
3. Analisis Rasio.
Analisis rasio pada dasarnya mempelajari hubungan antara komponen-komponen yang ada dalam laporan keuangan, dalam bentuk rasio atau presentase. Dengan membandingkan rasio dari komponen-komponen yang ada, administrator dan manajer bisa melihat perubahan relatif yang terjadi selama periode waktu tertentu.
4. Analisis Break-Even.
Analisis break-even merupakan salah satu alat yang memungkinkan perusahaan memperlihatkan secara visual dan jelas hubungan antara pendapatan dan biaya yang dikeluarkan. Analisis break-even memberikan analisis dan memperlihatkan secara grafis keseimbangan pendapan dan biaya. Dengan cara ini administrator dan manajer dapat mengadakan pengawasan secara langsung terhadap profitabilitas perusahaan, dan analisis tersebut sangat membantu di dalam menentukan tindakan apa yang harus diambil.
5. Tabel Waktu Pelaksanaan Kegiatan.
Tujuan utama pembuatan tabel waktu tersebut adalah untuk memungkinkan administrator dan manajer melihat hubungan antara berbagai bagian dan tahap kegiatan yang ada.
C. Pengawasan Langsung
Menurut Siagian (2008:115) yang dimaksud pengawasan langsung ialah apabila pimpinan organisasi melakukan sendiri pengawasan terhadap kegiatan yang sedang dijalankan oleh para bawahannya. Pengawasan langsung ini dapat berbentuk:
1. Inspeksi langsung
2. On the spot observation, dan
3. On the spot report.
Dalam inspeksi langsung dapat dengan peninjauan pribadi yaitu mengawasi dengan jalan meninjau secara pribadi sehingga dapat dilihat sendiri pelaksanaan pekerjaan. Cara ini mengandung kelemahan, menimbulkan kesan kepada bawahan bahwa mereka diamati secara keras dan kuat sekali. Namun, ada yang berpendapat bahwa cara inilah yang terbaik, karena melakukan kontak langsung antara atasan dan bawahan dapat dipererat. Serta, kesukaran dalam praktek dapat dilihat lansung dan tidak dapat dikacaukan oleh pendapat bawahan sebagaimana mungkin terselip dengan cara menerima laporan tertulis (Manullang, 1992:178).
Langkah kerja pemeriksaan pengawasan atasan langsung menurut Khusnuridlo (online) adalah sebagai berikut:
1. Memeriksa apakah atasan Langsung Bendaharawan telah melakukan pemeriksaan kas terhadap Bendaharawan sedikitnya tiga bulan sekali.
2. Meneliti apakah pejabat yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan perlengkapan telah melakukan pemeriksaan penyimpanan barang inventaris yang dikelolanya, baik secara langsung melihat fisik barangnya maupun melalui pembukuannya.
Akan tetapi, karena banyak dan kompleksnya tugas-tugas seorang pimpinan terutama dalam organisasi besar seorang pemimpin tidak mungkin dapat selalu menjalankan pengawasan langsung itu. Karena itu sering pula ia harus melakukan pengawasan yang bersifat tidak langsung (Siagian, 2008:115).
D. Pengawasan Tidak Langsung
Yang dimaksud pengawasan tidak langsung ialah pengawasan dari jarak jauh. Pengawasan ini dilakukan melalui laporan yang disampaikan oleh para bawahan (Siagian, 2008:115). Laporan ini berbentuk:
1. Lisan.
Pengawasan dilakukan dengan mengumpulkan fakta-fakta melalui laporan lisan yang diberikan bawahan. Dengan cara ini kedua pihak aktif, bawahan memberikan laporan lisan tentang hasil pekerjaannya dan atasan dapat bertanya lebih lanjut untuk memperoleh fakta-fakta yang diperlakukannya. Pengawasan seperti ini dapat mempercepat hubungan pejabat, karena adanya kontak wawancara antara mereka.
2. Tertulis.
Laporan tertulis merupakan suatu pertanggungjawaban kepada atasannya mengenai pekerjaan yang dilaksanakannya, sesuai dengan instruksi dan tugas-tugas yang diberikan atasannya kepadanya. Dengan laporan tertulis sulit pimpinan menentukan mana yang berupa kenyataan dan apa saja yang berupa pendapat. Keuntungannya untuk pemimpin dapat digunakan sebagai pengawasan dan bagi pihak lain dapat digunakan untuk menyusun rencana berikutnya (Manullang, 1992:179).
Selain laopran lisan dan tertulis menurut Manullang (1992:179) pengawasan masih mempunyai satu teknik lagi, yaitu pengawasan melalui laporan kepada hal-hal yang bersifat khusus. Pengawasan yang berddasarkan kekecualian atau control by exception, adalah suatu sistem pengawasan dimana pengawas itu ditujukan pada soal-soal kekecualian. Jadi pengawasan hanya dilakukan bila diterima laporan yang menunjukkan adanya peristiwa-peristiwa yang istimewa.
Menurut Arifin (2004:9) kekuatan dari pengawasan tidak langsung adalah dibutuhkan waktu pendek, dan tidak perlu terjun langsung ke setiap lapangan. Kelemahannya adalah sering bawahan melaporkan hal-hal yang positif saja. Padahal pimpinan harus mengetahui hal yang positif sekaligus negatif agar tidak salah berkesimpulan dan salah dalam mengambil keputusan.
Kesimpulannya ialah bahwa pengawasan tidak akan dapat berjalan dengan baik apabila hanya bergantung kepada laporan saja. Adalah bijaksana apabila pemimpin organisasi menggabungkan teknik pengawasan langsung dan tidak langsung dalam melakukan fungsi pengawasan itu (Siagian, 2008:116).
Dengan teknik-teknik yang telah dijelaskan di atas diharapkan pelaksanaan pengawasan dapat berjalan dengan efektif dan efisien, sehingga dalam melakukan pengawasan juga lebih mudah. Dan hasil dari pengawasan dapat dijadikan evaluasi atau acuan untuk pengambilan kebijakan berikutnya.
0 komentar:
Posting Komentar